Jak dobrze wypaść na zebraniu służbowym

Spotkania, briefingi, rady, kolegia są nieodłącznym elementem pracy. Traktujemy je często jak dopust boży. A przecież, jeśli dobrze się przygotujesz do udziału w zebraniu, możesz naprawdę sporo zyskać.

Jak dobrze wypaść na zebraniu służbowym

Trzeba jednak wcześniej opracować strategię. Wiedzieć, co, jak, kiedy i do kogo mówić. Zasady, które tutaj prezentujemy, sprawdzą się, gdy zamierzasz wygłosić prezentację na ważnym zebraniu. Ich zastosowanie pomoże ci też, jeśli zabierasz głos podczas zwykłej narady służbowej. Poćwicz gesty i plan awaryjny. Musisz dostosować swój przekaz do rozmówcy. A także... dostosować swój strój. Jeśli chcesz, aby wszyscy cię słuchali, a nie zachwycali się ognistym kolorem twojej szminki, użyj raczej bezbarwnego błyszczyku. Bądź kobieca i elegancka – to zaskarbi ci względy publiczności. Zadbaj o mowę ciała. Głos, mimika – to one robią dobre wrażenie. Słowa odpowiadają jedynie za 7 proc. Ogólnego efektu!

Gestykuluj: używaj ilustratorów (np. żeby zobrazować słowo „dużo”, rób dłońmi szeroki gest, typowy dla wędkarzy opowiadających, jaką to wielką rybę złowili) oraregulatorów (potakiwanie, wskazywani dłonią). Zwróć baczną uwagę na swą postawę: musi być rozluźniona, otwarta – żadnych skrzyżowanych nóg czy rąk! Przygotowanie się oznacza także, że powinnaś być gotowa na każdą ewentualność. Masz wygłosić referat na spółkę z koleżanką? Poproś ją, by przysłała ci konspekt swojej części. Jeśli z przyczyn losowych ona nie dotrze, będziesz umiał przybliżyć publiczności jej część. Zamierzasz wykorzystać projektor? Świetnie, albo co będzie, jeśli akurat tego dnia się zepsuje? Miej plan awaryjny poczujesz się bardziej pewna siebie.

Zawsze staraj się nawiązywać kontakt ze słuchaczami. Patrz im w oczy, zadawaj pytania, zwracając się do nich, i odpowiadaj na nie.

Mów skutecznie

Zadaj sobie pytania: jaki jest cel tego spotkania? Co ja chcę tam powiedzieć? Pamiętaj, że dobre wystąpienie powinno zawierać wstęp (definiujesz problem), rozwinięcie (przedstawiasz swoje zdanie, metody rozwiązania) i zakończenie (podsumowujesz). Ważne rzeczy, które chcesz podkreślić, powinnaś powtórzyć trzy razy. Staraj się używać języka pozytywnego
– zamiast „problem” mów „kwestia”, „Będzie zamknięte do...” zastąp „Otwarcie nastąpi...”. Jean-Denis Ménard, trener komunikacji i zarządzania, w książce „Jak występować publicznie” doradza zastosowanie kilku trików: odwołuj się do konkretów, unikaj wzbudzania wątpliwości (czyli zwrotów „spróbuję”, „chyba”), bądź uporządkowana w swojej wypowiedzi („Istnieją trzy aspekty. Pierwszy... drugi... i trzeci...”, „Najpierw... potem... na zakończenie”). Odwołuj się do konkretnych osób i źródeł: „Jak mówiłaś, Alino...”, „Jak wszyscy wiemy...”, „Jak podaje prasa fachowa...”. Obmyśl swoją wypowiedź tak, by była ona ciekawa i dostosowana do odbiorcy. Dobrze jest zacząć od intrygującego cytatu, zabawnej anegdoty, która pozwoli ci skupić na sobie uwagę słuchaczy. Przygotuj sobie kilka takich anegdot, cytatów luźno związanych z tematem.

Skup na sobie uwagę

Jak to zrobić? Musisz nawiązać kontakt z tymi, do których mówisz. Dlatego zawsze patrz im w oczy – tę zasadę stosuj szczególnie w odniesieniu do szefa lub innej ważnej osoby na zebraniu. Koniecznie też powinnaś wejść w relację ze słuchaczami. Zadawaj pytania, patrząc na audytorium, i odpowiadaj na nie. Nawiązuj kontakt za pomocą sformułowań: „Czyż nie?”, „Zgodzicie się ze mną, że...”. Odwołuj się do wspólnoty: „Jak wiemy...”, „W naszym wypadku...” – jeśli przekonasz ich, że gracie w jednej drużynie, będą skłonni zgodzić się z tobą. Jeśli możesz zaplanować kolejność swojej prezentacji, zrób to, pamiętając o dwóch  efektach psychologicznych. Efekt pierwszeństwa sprawia, że słuchacze lepiej zapamiętują i wyżej oceniają to wystąpienie, które było pierwsze. Szczególnie wtedy, gdy przekazywane są informacje nowe albo gdy ocena wystąpień następuje jakiś czas po ich wygłoszeniu. Jeśli te warunki spełnione będą na waszym spotkaniu, staraj się wypowiadać jako pierwsza. Jeśli natomiast czasu będzie mało, ocena wystąpień będzie następowała natychmiast po wygłoszeniu ostatniego z nich – skorzystaj z tzw. efektu świeżości i wystąp jako ostatnia.

Odeprzyj atak

 Niezależnie od tego, jak dobre zrobiłaś wrażenie i jak korzystnie wypadłaś, z pewnością znajdą się tacy, którzy będą chcieli twój sukces umniejszyć. Jeśli wiesz, że w firmie jest ktoś, kto zawsze jest przeciwny twoim pomysłom, możesz rozważyć udanie się do tej osoby wcześniej... z prośbą o radę: „Przygotowuję to wystąpienie, ty znasz się na cyferkach znacznie lepiej ode mnie. Co sądzisz o...”. Na zakończenie podziękuj, powiedz, że słowa twojego rozmówcy dużo ci dały. On poczuje się współautorem twojego pomysłu, nie będzie więc zbyt chętny do atakowania go. A jak odpowiadać na pytania padające po twoim wystąpieniu? Doceń osobę, która pyta, i powiedz: „Bardzo dobre pytanie”, „Słusznie, Alino. Chętnie to wam wyjaśnię...”. Nie denerwuj się, gdy słyszysz: „Nie, to jakaś bzdura!”. Odpowiedz raczej: „Z czym konkretnie się nie zgadzasz? Porozmawiajmy o tym”. Często okazuje się, że taki antagonista sam nie wie, co mu nie pasowało. A może być tak, że chodzi o jakiś szczegół. Bywa, że ktoś pyta cię o coś, o czym nie masz pojęcia. Wtedy możesz spróbować manewru, który stosują rozmówcy Moniki Olejnik w „Kropce nad i”. Powiedzieć: „Zaraz odpowiadam na to pytanie...”, po czym zacząć płynnie mówić o czymś innym. To zwykle działa, chyba że po drugiej stronie stołu siedzi Monika Olejnik. Wtedy najlepiej jest wyznać prawdę: „Przyznam, że nie mam pełnej wiedzy w tej sprawie. Ale chętnie wyjaśnię tę kwestię”.

Tekst: Jagna Kaczanowska, psycholog




Dodał(a): Redakcja , Czwartek 24.03.2011 (aktualizacja: 2011-07-12)
Ocena:

Dodaj komentarz

Wszystkie komentarze (1)

Awatar
Zaloguj się lub zarejestruj jeśli chcesz dodać komentarz.
Radosc1
Wszystkim zainteresowanym prezentacjami biznesowymi i wystąpieniami publicznymi gorąco polecam: http://4grow.pl/szkolenie-prezentacje-biznesowe-wystapienia-publiczne-szkolenia-warszawa
Dodano: 2013-09-17 12:54:50 Zgłoś nadużycie

Zobacz również

×