Nie trać czasu w pracy

Nie ma się co oszukiwać, że można pracować non stop przez osiem godzin. Ale jeśli w biurze często zaglądasz na internetowe serwisy plotkarskie i społecznościowe albo gawędzisz z koleżanką, umykają ci codziennie dwie godziny! I potem musisz zostawać dłużej w pracy. Pora z tym skończyć.

Nie trać czasu w pracy

Okazuje się, że statystycznie na obijaniu się w pracy spędzamy właśnie dwie godziny (badania firmy Salary.com). I sami nie wiemy, gdzie ucieka nam ten czas! Jeśli możesz wychodzić z biura punktualnie o 17.00, nie zabierasz pracy do domu, a w weekendy szef nie wydzwania do ciebie, żądając, byś natychmiast stawiła się w firmie, bo terminy was gonią  – masz szczęście. Jeśli jednak zadań ci przybywa, warto się zastanowić, co zrobić, by praca nie zżerała ci wieczorów i dni wolnych – chciałabyś na pewno poświęcić je rodzinie. Oto krótki plan, który pozwoli ci zaoszczędzić dziennie właśnie dwie godziny. Szybciej uporasz  się ze swoimi obowiązkami, nie będziesz musiała zostawać do późna.


1. Przeprowadź analizę swojego dnia pracy – takiego zwyczajnego, przeciętnego. Zapisuj w zeszycie starannie wszystkie czynności: 9.00 – zasiadasz za biurkiem, 9.05-9.20 – pijesz kawę, czytając najnowsze wiadomości w internecie...

Notuj wszystko: przerwy na papierosa, rozmowę o kozaczkach, która na pięć minut  zatrzymała cię przy drukarce... Bądź uczciwa wobec siebie, bo przecież robisz to tylko na własny użytek. Pod koniec dnia zrób bilans. Przejrzyj wszystkie pozycje i wykreśl te, które są twoim zdaniem zbędne, które są tylko stratą czasu. Teraz podlicz minuty i godziny z wykreślonych pozycji. Porażające? Pewnie tak... Nie ukrywajmy: nie da się tylko pracować przez całe osiem godzin, ale z pewnością ponad połowę czasu, który zmarnotrawiłaś na  błahostki, można by przeznaczyć na coś bardziej konstruktywnego.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 20 min

2. Zastanów się: jaki jest twój naturalny zegar biologiczny? Jesteś sową – rano półprzytomna, rozkojarzona, rozkręcasz się dopiero po południu? Czy skowronkiem – najlepiej myśli ci się rano, a im bliżej 17.00, tym trudniej ci powiązać fakty? W zależności od tego ustalaj swój indywidualny harmonogram. Sowy powinny planować dzień tak, żeby do 12.00 wykonywać czynności zautomatyzowane, niewymagające kreatywności (np. przepisywanie danych). Potem zaś w miarę możliwości zabierać się do bardziej skomplikowanych zadań. Skowronki – na odwrót.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 10 min

3. Wydrukuj kartkę z napisem: „Jestem zajęta. Proszę, wyślij mi e-mail”. Opraw ją i stawiaj na biurku, ilekroć masz coś pilnego i trudnego do zrobienia. To jasny sygnał: proszę mi nie przeszkadzać! Sama pewnie wiesz, że zmorą wszystkich biur są osoby, które znienacka podchodzą do koleżanki zatopionej w kolumnie cyferek czy skomplikowanym raporcie, żeby powiedzieć: „O, śliczny masz lakier do paznokci!” albo „Ale paskudna dziś pogoda, co?”. Odrywasz wzrok, mruczysz coś potakująco, chcesz wrócić do swoich zadań i... Cholera! Nie  pamiętasz, w którym miejscu skończyłaś! Ta kartka pozwoli ci uwolnić się od takich „przeszkadzaczy”.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 15 min

4. Pisz e-maile, zamiast biec z pytaniem. Nie musisz z każdą sprawą pędzić do osoby, której chcesz coś powiedzieć czy którą chcesz o coś zapytać. Rzadko w osobistym kontakcie mówimy wyłącznie to, co mamy do powiedzenia, czyli np.: „Marku, czy masz zestawienia przychodów z trzeciego kwartału?”. Napisanie tego w e-mailu zajmie ci nie więcej niż  minutę. Jeśli natomiast wybierzesz rozmowę w cztery oczy... Prawie na pewno powiesz:  „Marku, czy masz zestawienia przychodów... Ooo, twoja żona już urodziła!” – bo dostrzeżesz na jego biurku zdjęcie różowego bobasa. I zaczniesz pogawędkę. Miło jest mieć wszędzie znajomych, ale jeszcze milej – więcej czasu dla siebie.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 20 min

5. Używaj w pracy słuchawek. Nie będziesz wysłuchiwała biurowych ploteczek, brała w nich udziału, a w związku z tym nie stracisz kolejnych cennych minut.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 10 min

6. Jeśli rozmawiasz ze współpracownikiem albo z klientem, staraj się stosować tzw. pytania zamknięte, które wykluczają możliwość rozwodzenia się i poruszania wielu wątków. Nie pytaj: "Mogę jeszcze jakoś panu pomóc?", "Chcesz coś jeszcze ode mnie?". Pytaj: "To już chyba wszystko, prawda?", "Widzę, że już nie masz nic do mnie?". Nie przejmuj się tym, że to nieładne czy niegrzeczne. Grzeczne dziewczynki idą do nieba, ale wcześniej... siedzą w biurze po godzinach.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 10 min

7. W biurze jesteś atakowana wieloma bodźcami: dzwoni telefon, napływają do ciebie rozmaite informacje, często zabierasz się bezrefleksyjnie do wykonywania dziesiątek działań. Nie wszystkie e-maile, wiadomości, zadania są tak naprawdę warte twojego wysiłku. Czy wysłany przez koleżankę łańcuszek szczęścia zasługiwał na tych kilka minut, które mu poświęciłaś? Nie. Przykłady można by mnożyć. Przypomnij sobie jedną z podstawowych zasad zarządzania czasem – każdą czynność można opisać za pomocą dwóch wymiarów: ważne/nieważne i pilne/niepilne. Rzeczy ważne i pilne "robią się same" – wzywa cię szef  i po prostu idziesz. Rzeczy ważne i niepilne dobrze jest zaplanować, bo inaczej umkną. Gdy dzwoni telefon, który wydaje ci się pilny (bo dzwoni kierowniczka sąsiedniego działu), ale okazuje się nieistotny (chciała pogadać w sprawach prywatnych), odbierasz go, bo nie masz za bardzo innego wyjścia. Ale nie musisz czytać e-maili z dowcipami, ogłoszeń o tym, że Zośka z trzeciego piętra szuka mieszkania do wynajęcia, a Bartek z administracji – niańki dla synka. Kasuj te informacje bez czytania. Jesteś w biurze po to, by wypełnić swoje obowiązki, dostać pensję i móc zająć się swoim życiem, a nie po to, by interesować się wszystkimi wokół.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 10 min

8 . Odzyskaj kontrolę nad czasem spędzonym w sieci. Można pójść o zakład, że jej nie masz... Jak większość z nas. Internet jest super, ale to groźniejszy złodziej czasu od telewizji. Pewnie nieraz wchodziłaś na jakąś stronę na chwilę, by przeczytać tylko jeden news, i... „budziłaś się” po półgodzinie! Czas spędzony w wirtualnym świecie mija błyskawicznie – tak dużo się tam dzieje! Nie możesz żyć bez Pudelka, blogu Kataryny, wiadomości TVN 24? OK. Ale ustal limit, np. 20 min dziennie. Zaparz kawę, urządź sobie krótki seansik na ulubionym portalu – z nastawionym budzikiem w telefonie komórkowym. Gdy zadzwoni, po prostu zamknij ulubioną stronę i wróć do pracy. To samo tyczy się prywatnej skrzynki pocztowej.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 20 min

9. Nie trzymaj na biurku lusterka. Zerkanie na własne odbicie za każdym razem kończy się poprawianiem kreski nad okiem, szminki na ustach czy pudrowaniem nosa. Wystarczy, że poprawiasz makijaż przy okazji wizyty w łazience.
➜ ZAOSZCZĘDZISZ 5 min

Tekst: Jagna Kaczanowska, psycholog



Dodał(a): Redakcja , Środa 20.04.2011 (aktualizacja: 2011-07-13)
Ocena:

Dodaj komentarz

Wszystkie komentarze

Awatar
Zaloguj się lub zarejestruj jeśli chcesz dodać komentarz.

Zobacz również

×